Chancen und Herausforderungen des „New Work“ im Mittelstand

Im Zeitalter einer digitalisierten Arbeitswelt spielt der Standort des Arbeitsplatzes eine immer unbedeutendere Rolle und die Vernetzung von Mitarbeitern und Kunden wird über alternative Arbeitsmodelle erheblich erleichtert. Gleichwohl findet auf Seite der Angestellten ein Wandel in Bezug auf Werte, die sich auf die Vereinbarkeit zwischen Arbeit und Privatleben beziehen, statt. Ein neues Verständnis für den Begriff Arbeit führt bei vielen Mitarbeitenden zu einem veränderten beziehungsweise gestiegenen Anspruchsdenken gegenüber Vorgesetzten und ganzen Unternehmen. Der Begriff New Work wird immer relevanter in der Arbeitswelt und hält deshalb auch vermehrt in kleineren Betrieben Einzug. Auch der Mittelstand kann sich dessen nicht entziehen und wird zwangsläufig mit dieser Herausforderung konfrontiert, welche sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt.

Was bedeutet New Work für den Mittelstand?

Die Idee des „New Work“ besteht darin, hierarchische, formale und kontrollierte Unternehmensstrukturen an veränderte Umstände, Entwicklungen und technische Möglichkeiten im Organisations- und Unternehmensumfeld anzupassen. Am Ende der vorgenommenen Anpassungen sollen motiviertere Mitarbeiter, Effizienzsteigerungen und erhöhte Freiräume mit individuellen Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz hervorgehen. Im Mittelpunkt des New Work steht ein neues Verständnis des Begriffs „Arbeit“ in Zeiten von Globalisierung, Digitalisierung und dem fortschreitenden demografischen Wandel. Unternehmen, die jene Entwicklungen und Trends berücksichtigen, können in Bezug auf die Mitarbeitergewinnung entscheidende Wettbewerbsvorteile gegenüber anderen konkurrierenden Unternehmen erzielen. Der bereits in den 1980er Jahren entstandene Begriff beinhaltet mittlerweile zahlreiche neue Arbeitsmodelle. Dies umfasst unter anderem die Arbeitsortflexibilisierung, die Arbeitszeitflexibilisierung sowie eine flexiblere Arbeitsorganisation. Zum einen ermöglicht es die flexible Arbeitsortauswahl, aus dem Homeoffice oder per Remote-Work von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten. Für Arbeitgeber bedeutet dies zum einen die Notwendigkeit der Bereitstellung von moderner Technik und zum anderen eine gute technische Infrastruktur, um ortsunabhängig arbeiten zu können. Gleichzeitig bedarf es auch der Anpassung des Arbeitsplatzes im Unternehmen, mit beispielsweise einer möglichen Integrierung von Ruhezonen für konzentrierte Arbeitsphasen oder Räumen mit Möglichkeit zum Brainstorming. Dazu kann die flexible Arbeitsortwahl im Büro auch den Austausch verschiedener Mitarbeiter und Abteilungen untereinander fördern. Daneben spielt gerade die flexible Arbeitszeitwahl eine wichtige Rolle, um das Wohlbefinden, die Selbstbestimmung oder aber das Verantwortungsbewusstsein der Belegschaft zu fördern. Neben bereits etablierten Modellen, wie der Gleitzeit oder der Vertrauensarbeitszeit, finden extremere Formen wie etwa die 4-Tage-Woche noch kaum Anwendung. Angesichts des immer wichtiger werdenden Faktors Freizeit wird dieses Modell jedoch weiterhin an Bedeutung gewinnen. Auch in der Organisation werden durch Methoden des New Work Anpassungen nötig. Agile Arbeitsmethoden sowie dezentrale Teams, die an verschiedenen Orten im Team fungieren, sind hierbei Möglichkeiten. In der Organisation soll es möglich gemacht werden, dass Projekte mit mehr Autonomie und Verantwortung von den Mitarbeitern umgesetzt werden. Das erfordert auf der anderen Seite jedoch eine enge Koordination und Abstimmung zwischen den Fachabteilungen in Unternehmen, um solche Arbeitsweisen letztendlich effizient zu gestalten. Dazu bieten Networking-Events eine Möglichkeit, um auf ganzer Unternehmensebene Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen in den Austausch zu bringen. Ein gezieltes Wissensmanagement als wesentlicher Bestandteil der Kultur des Unternehmens kann genutzt werden, um Wissen über Abteilungen hinweg im ganzen Unternehmen zu verbreiten. An wichtigster Stelle steht jedoch die Schaffung einer entsprechenden, übergreifenden Unternehmenskultur, die diesen Wandel zwischen Unternehmen und Mitarbeitern erst möglich macht und ein gewisses Maß an Innovationsbereitschaft verkörpern muss.

Führung im Mittelstand

Gleichbedeutend mit dieser neuen Flexibilisierung im Arbeitsumfeld muss auch auf Führungsebene ein Umdenken hinsichtlich der Mitarbeiterführung stattfinden. Veraltete, starre Hierarchien in mittelständischen Unternehmen müssen im Zuge der Einführung von New Work-Modellen gelöst werden, um von einem reinen Weisungsstil hin zu einer vertrauensvollen Grundhaltung gegenüber den Mitarbeitern zu gelangen. Gleichwohl hilft die bereits oft vorhandene, flache Führungsstruktur in modern geführten mittelständischen Unternehmen, diese Modelle umzusetzen, da persönlichere Strukturen gegenüber den Beschäftigten zumeist vorhanden sind.

Chancen des New Work für den Mittelstand

Der demografische Wandel und ein fortschreitender Fachkräftemangel setzen voraus, dass der Mittelstand Wege findet, seine Mitarbeiter langfristig zu binden und im Unternehmen zu halten. Die Corona-Pandemie hat in den abgelaufenen Jahren große Teile des Mittelstandes dazu veranlasst, ihre Arbeitsmodelle zu überdenken und zu überarbeiten. Gerade somit konnten Mitarbeitende durch die Einführung alternativer Arbeitsmodelle in ihrer Eigenverantwortung gestärkt werden. Daneben konnte sich der mitunter zu starre Mittelstand für neue digitale Möglichkeiten öffnen. Die Aufgeschlossenheit für flexiblere Arbeitszeiten und Arbeitsweisen zeigt ihre Wirkung und die enge und persönliche Zusammenarbeit in Unternehmen, wie sie traditionell im Mittelstand gängig ist, kann durch flexiblere Modelle in der Wahl des Arbeitsortes, aber auch in der Gestaltung der Arbeitsweise vereinfacht und verbessert werden. Außerdem bilden die kurzen Entscheidungswege und flachen Hierarchien geeignete Voraussetzungen für mittelständische Unternehmen, um neue Arbeitsmodelle zu etablieren. Unternehmen im Mittelstand müssen jedoch verstehen, dass eine zielgerichtete und umfassende Einführung des Modells Grundvoraussetzung ist, um einen Erfolg zu erzielen. Herausfordernd kann solch ein Umschwung folglich für traditionell geführte Mittelständler mit starken Hierarchien und eingeschränkter Anpassungsbereitschaft werden.

Implementierung des New Work-Ansatzes

Die Implementierung des Ansatzes erfordert dementsprechende Veränderungen in der Organisationsstruktur und Unternehmenskultur und verlangt demnach häufig ein neues Verständnis für veränderte Arbeitsprozesse und -abläufe für Mitarbeitende. Um kein Gefühl der Überforderung beziehungsweise Überlastung und Reaktion des Widerstandes auszulösen, ist die richtige Kommunikation und Abstimmung zwischen Führung und Abteilungen essenziell. Eine solche Anpassung kann zum Teil zur großen Herausforderung für viele Unternehmen und Geschäftsführer werden. Daher sollte bei der Umsetzung immer genügend Personal zur Verfügung stehen, welches sich in ausreichendem Ausmaß und mit ausreichend Ressourcen mit der Implementierung des Ansatzes befasst. Daneben bedarf es auch auf Führungsebene ausreichender Unterstützung und ein entsprechendes Vorleben des Ansatzes im Arbeitsalltag. Diese von oben gelebte Mentalität ist gerade in veralteten und noch sehr traditionell hierarchisch geführten Mittelstandsunternehmen von Bedeutung, um den Wandel zu vollziehen. Es gilt deshalb, mit dem nötigen Maß an Transparenz und mit klaren Rollen und Verantwortungen an die Mitarbeiter heranzutreten. Darüber hinaus ist auch entscheidend, mit messbaren Zwischenzielen und entsprechenden Messungen der Resultate zu arbeiten, welche alle schlussendlich auf das gesamte Unternehmensziel gerichtet sein müssen.

Herausforderungen und Grenzen des New Work

Aufgrund der Komplexität bedarf die Umsetzung eines modernen New Work-Ansatzes auch immer eines Wandels im Unternehmen und seiner Kultur. Darum kann dieser Umschwung in der Anpassung des Arbeitsmodells auch nicht als Selbstläufer betrachtet werden und bedarf einer umfassenden Planung und Umsetzung in enger Absprache mit der Belegschaft. Eine bloße Top-down-Einführung oder die Implementierung von lediglich einzelnen Methoden oder Aspekten des New Works kann zu Unmut und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden führen. In der Folge scheitert in diesem Fall entweder schon die Implementierung oder aber die gewünschten Effekte bleiben aus und Frust bei den Mitarbeitenden ist die Folge. Zentral im Mittelpunkt des Ansatzes und Grundvoraussetzung für die Etablierung des Ansatzes steht die geeignete Einstellung und Mentalität gegenüber neuen umfassenden Strukturen. Wer sich aus alten Mustern und Arbeitsweisen im Unternehmen nicht lösen kann, dem kann eine unentschlossene Einführung zum Verhängnis werden. Dazu besteht das Risiko, dass die Vermischung von Arbeit und Privatleben die wahrgenommene Arbeitsbelastung für Mitarbeitende erhöhen kann und zu ungewollter Überforderung führt.

Fazit

Der New Work-Ansatz stellt sich für viele Unternehmen, gerade auch für diejenigen, die sich im mittleren und kleinen Unternehmenssegment befinden, als herausfordernde, aber gleichzeitig auch interessante Möglichkeit dar, um verschiedene Bereiche des Unternehmens zu modernisieren und umzustrukturieren. Die stetigen Herausforderungen für den Mittelstand, in Form von fortschreitendem Fachkräftemangel in Verbindung mit veralteten Strukturen im Digitalisierungsbereich erfordern moderne Lösungsansätze. Ein ganzheitliches Verstehen und Umsetzen des New Work-Ansatzes auf den verschiedenen Unternehmensebenen, sowie die richtige Planung und schlussendliche Umsetzung des Ansatzes ermöglichen einen positiven Wandel für Belegschaft und Organisation. Die PEBCO AG steht Ihnen bei der Umstrukturierung auf organisationaler Ebene und Fragen der strategischen Ausrichtung gerne zur Verfügung und unterstützt Sie bei der Optimierung interner Prozesse in Ihrem Unternehmen. Mithilfe maßgeschneiderter Lösungen und langjähriger Erfahrung in der Beratungspraxis möchten wir Sie gerne bei Ihren Vorhaben unterstützen.